Với không gian không gò bó và eo hẹp như trong các hội trường, những người tổ chức sự kiện ngoài trời có thể mặc sức sáng tạo những sự kiện ấn tượng và không hề trùng lặp trong không gian rộng lớn và xung quanh là cảnh quan thiên nhiên tươi đẹp.
Tuy nhiên ưu điểm không gian của sự kiện ngoài trời cũng đi kèm với những hạn chế như hệ thống ánh sáng đòi hòi công suất cao, yếu tố thời tiết chi phối lớn đến việc tổ chức. Bởi vậy những kinh nghiệm sau đây về tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ giúp những nhà tổ chức lên kế hoạch tốt nhất, lường trước mọi tình huống xảy ra để sự kiện diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ giúp những người tổ chức hoạch định kế hoạch tốt nhất
1. Lựa chọn địa điểm
Đối với các sự kiện ngoài trời, lựa chọn địa điểm tổ chức là một khâu rất quan trọng. Người tổ chức cần căn cứ vào nội dung sự kiện, số lượng khách tham dự và các yêu cầu của khách hàng để tìm một vị trí tổ chức phù hợp nhất. Yêu cầu đối với địa điểm cũng cần phải đáp ứng được các tiêu chí như: không gian trống đủ lớn để kê bàn ghế cũng như tạo sự thoải mái cho khách tham dự, dịch vụ tốt, vị trí thuận tiện cho khách mời tới tham dự, an ninh an toàn…
2. Giấy phép cho sự kiện ngoài trời
Vấn đề giấy phép có lẽ nhiều người không quá chú trọng đến, tuy nhiên để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và không gặp phải bất cứ vấn đề gì về địa điểm, bạn cần thực hiện đầy đủ và kỹ lưỡng đối với các thủ tục cần thiết như: công văn xin phép tổ chức; hợp đồng cho thuê, mượn địa điểm; nếu có ca nhạc thì còn cần thêm các giấy tờ biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật…
Luôn thực hiện các thủ tục cần thiết về việc mượn địa điểm
3. Trang trí
Cũng như đã nhắc đến ở trên, các sự kiện ngoài trời có không gian rất rộng cho các nhà tổ chức thỏa sức sáng tạo. Vì vậy, những ý tượng độc đáo dựa trên chủ đề của sự kiện cần được phát huy triệt để để trang trí cho không gian sự kiện được ấn tượng nhất. Chú trọng backdrop nêu rõ chủ đề chương trình, đơn vị tổ chức và logo đi kèm; có thể sắp xếp các pano chữ A để tiện việc bố trí và thu hút người xem; nên bố trí các banner quảng cáo của nhà tại trợ xen kẽ để làm không gian bớt trống trải…
4. Hệ thống ấm thanh và ánh sáng
Địa điểm tổ chức các sự kiện ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển,.. với không gian rộng. Do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng phải có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện.
5. Chuẩn bị địa điểm giữ xe cho khách đến tham dự
Nếu đơn vị cho thuê địa điểm đã có sẵn bãi trông giữ xe và bảo vệ thì cần thỏa thuận rõ điều này trong hợp đồng, đảm bảo tài sản của khách tham dự sẽ do bên trông giữ chịu trách nhiệm hoàn toàn, tránh trường hợp bất chắc xảy ra các bên sẽ đùn đẩy trách nhiệm.
Còn đối với trường hợp không có sẵn nơi trông giữ xe thì người tổ chức căn cứ vào số lượng khách tham dự để sắp xếp nơi giữ xe thuận tiện, gần nơi tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, cử số lượng người trông giữ và hướng dẫn khách tới địa điểm tổ chức.
Ước tính số lượng khách tham dự và chuẩn bị nơi giữ xe cho khách
6. Soát vé
Đối với loại sự kiện có vé mời thì cần chuẩn bị tốt khâu soát vé trước khi vào cửa. Có thể sử dụng biện pháp xé vé và kèm theo dán băng vào tay hoặc áo để đảm bảo khách tham dự đã được kiểm vé. Điều này cũng rất thuận tiện cho khách tham dự khi muốn ra vào khu vực tổ chức.
7. Chạy chương trình
Sự kiện ngoài trời có thể được tổ chức trong các tour du lịch hộ thảo, sự kiện khen thưởng, trao giải, các chương trình giao lưu… Nội dung chương trình phải được lên kịch bản chi tiết từ trước với nhiều hoạt động hấp dẫn (như trò chơi trúng thưởng, câu hỏi vui…) hay các tiết mục văn nghệ xen kẽ để tạo không khí và thu hút được sự quan tâm của khán giả. MC của chương trình cũng là người đóng vai trò quan trọng dẫn dắt sự kiện, sự duyên dáng và hóm hỉnh của MC sẽ góp phần tạo nên thành công cho chương trình.
Một điểm cần lưu ý là đối với các chương trình có khách mời là các nghệ sĩ nổi tiếng thì cần đàm phán trước trong hợp đồng với nhà quản lý của các nghệ sĩ về vấn đề thời gian. Bên cạnh đó có các trường hợp dự phòng trước trong trường hợp nghệ sĩ vẫn đến muộn hoặc vì lý do nào đó mà không đến được.
8. Vấn đề vệ sinh
Với địa điểm diễn ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện. Bên cạnh đội ngũ phục vụ kịp thời đảm bảo vấn đề vệ sinh trong suốt thời gian sự kiện diễn ra thì nhà tổ chức cũng có thể khuyến khích ý thức của khách tham dự bằng những thùng rác nhỏ với slogan bảo vệ môi trường.
Đảm bảo vệ sinh môi trường trong khu vực tổ chức sự kiện
9. An ninh và cấp cứu
Cần phân công đội bảo vệ và đảm bảo an ninh khu vực tổ chức sự kiện để không làm ảnh hưởng đến chương trình đang diễn ra. Còn đối với cấp cứu, có các phương án đề phòng đối với các trường hợp phát sinh về sức khỏe đối với khách tham dự.
Sự thành công của việc tổ chức sự kiện không chỉ thể hiện uy tín của đơn vị tổ chức mà còn là bộ mặt của công ty khách hàng. Vì vậy, đối với mỗi sự kiện công ty tổ chức cần có đội ngũ nhân viên thực hiện chuyên nghiệp nhất, thực hiện từng bước tổ chức kỹ lưỡng và đầy đủ, luôn cố gắng lường trước các tình huống có thể phát sinh và linh hoạt xử lý nhanh chóng để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công, mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách tham dự.
